Mimo problemów oraz różnego rodzaju zmian prawnych i wyzwań branża transportowa bardzo prężnie się rozwija. Firmy, które chcą utrzymać przewagę konkurencyjną, muszą szukać nowych modeli działania. Przewoźnicy, którzy realizują zlecenia transportowe, bardzo często poszukują wsparcia w prowadzeniu firmy. Wsparcie takie pozwala nie tylko utrzymać wysoką jakość świadczonych usług, ale też ograniczyć koszty prowadzenia działalności. Jedną z form takiego wsparcia jest outsourcing poszczególnych usług.
Czym jest outsourcing w transporcie i dlaczego warto z niego korzystać?
Outsourcing to słowo pochodzące z języka angielskiego (dokładnie outside-resource-using), co oznacza korzystanie z pomocy firm zewnętrznych. Outsourcing polega na delegowaniu konkretnych zadań innej firmie, która nie jest bezpośrednio związana z naszym przedsiębiorstwem. Jeżeli firma deleguje niektóre działania, to może się skoncentrować na swoich podstawowych zadaniach i jednocześnie też wydatnie zminimalizować koszty prowadzenia działalności oraz zmniejszyć nakłady finansowe na działania, które mają wpływać na konkurencyjność.
Bezpośredni dostęp do fachowców z odpowiednią wiedzą i doświadczeniem pozwala zagwarantować wysoką jakość świadczonych usług. Jeżeli w firmie, która wykonuje przewóz rzeczy, nie ma pracowników, którzy cechują się właściwymi kompetencjami do wykonywania określonych działań, to outsourcing jest doskonałym sposobem na to, by wyeliminować konieczność zatrudniania kolejnych pracowników czy szkolenia obecnych.
Ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców na zasadach outsourcingu
Outsourcing jest wykorzystywany w firmach transportowych głównie do ewidencjonowania oraz rozliczania czasu pracy kierowców. Ewidencja czasu pracy kierowców jest dla kierowców busów do 3,5 tony nie jest wprawdzie obowiązkowa, ale prawo również wymaga kontrolowanie tej strefy pracy o czym pisaliśmy tutaj. Nie zawsze w firmie przewoźnika znajdują się osoby mogące zająć się ewidencjonowaniem. Z kolei zaniedbanie prowadzenia dokumentacji socjalnej lub szkolenia pracowników może narazić przewoźnika na wysokie kary, a nawet na utratę licencji przewozowej.
Jeżeli przewoźnik chce się ustrzec przed tego typu problemami, a dodatkowo też nie zwiększać znacząco kosztów zatrudnienia lub szkolenia pracowników, to może zlecić takie działania innej firmie. Zatrudnienie fachowca to wydatek brutto rzędu 6-10 tysięcy złotych. Szkolenia również są kosztowne, a przecież nigdy nie wiadomo, czy pracownicy, w których firma inwestycje, zostaną w niej dłużej. Dzięki outsourcingowi usług można ograniczyć wydatki, a jednocześnie zyskać pewność, że ewidencja czasu pracy będzie prowadzona skrupulatnie. Specjaliści z firm outsourcingowych dysponują odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, dzięki czemu są w stanie zagwarantować najwyższą jakość świadczonych usług. W większości przypadków w firmach takich pracują eksperci Inspekcji Transportu Drogowego i Państwowej Inspekcji Pracy, więc ich wiedza i doświadczenie są niepodważalne.
W jakich obszarach można wykorzystać outsourcing?
Profesjonalne usługi outsourcingu będą zwykle dość mocno rozbudowane. W grę będzie wchodzić tutaj tworzenie regulaminów pracy, rozliczanie płacy minimalnej w Europie, a także rozliczanie diet oraz ryczałtów, tłumaczenie dokumentów, przeprowadzanie szkoleń dla kierowców oraz dla kadry zarządzającej, a nawet reprezentowanie przedsiębiorców przed sądem i prowadzenie postępowań odwoławczych. Firma tego typu może też pomóc w załatwianiu różnego rodzaju formalności oraz uzyskiwaniu zezwoleń niezbędnych w transporcie.
Polskie firmy transportowe realizujące zlecenia na busa po kraju, bądź zlecenia na samochody powyżej 3,5 tony coraz chętniej korzystają z outsourcingu zarówno w kwestii ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy, jak i w przypadku rachunkowości, bezpieczeństwa, rozwiązań IT, marketingu czy kontroli jakości. Coraz częściej wynajmują też kierowców w okresach zwiększonego zapotrzebowania na pracowników. Delegowanie czasochłonnych czynności administracyjnych do innej firmy pozwala znacząco oszczędzić własne zasoby.
Dzięki outsourcingowi można zwiększyć efektywność i skuteczność działań firmy. Przewoźnicy mogą nie tylko ograniczyć formalności związane z tego typu działaniami, ale też obniżyć ich koszty i zagwarantować sobie właściwą jakość. Oczywiście, zanim przekażesz konkretne obowiązki zewnętrznej firmie, warto przeprowadzić analizę kosztów i dowiedzieć się, czy oferowane stawki faktycznie będą niższe, niż koszt zatrudnienia specjalisty.
