Przeprowadzka biura - jak się do niej przygotować?

Przenosisz firmę? Zmieniasz biuro na większe i wygodniejsze? Masz do przewiezienia meble, komputery, dokumenty i dodatkowy sprzęt? Taka przeprowadzka może się kojarzyć z czymś bardzo trudnym, bo w końcu rzeczy jest sporo, a do tego te rzeczy umożliwiają Ci zarabianie pieniędzy, więc trzeba się o nie zatroszczyć. Zobacz, co zrobić, żeby przeprowadzka biura była łatwiejsza.

Im większe jest biuro, tym trudniej je przenieść. Na wyposażenie jednoosobowego biura składa się zwykle biurko, szafka, fotel biurowy, stolik z krzesłami, komputer, drukarka, telefon, dokumenty i ewentualne dodatkowe wyposażenie oraz elementy wystroju. Część tych rzeczy, tj. komputer, dokumentację czy dekoracje możesz przewieźć samodzielnie, ale przeprowadzka razem z meblami jest już właściwie niemożliwa. Oczywiście fotel biurowy czy mały regał można rozkręcić i włożyć do bagażnika, ale co z resztą wyposażenia? Nie zawsze chcemy też rozkręcać meble, bo ich rozkręcenie i skręcenie zajmuje sporo czasu, a dla firmy czas to pieniądz. W takiej sytuacji pomoże Ci giełda transportowa Furgonetka.

Jak się przygotować do przeprowadzki biura?

Przede wszystkim odpowiednio zaplanuj przeprowadzkę biura. Zrób spis wszystkich posiadanych rzeczy, policz je i postaraj się oszacować ich wagę. Dobrze jest też ustalić sobie konkretny termin przeprowadzki – najlepiej zrobić to w weekend, kiedy firma nie pracuje, a tym samym nie traci żadnych klientów na skutek niedogodności związanych ze zmianą siedziby. Jeśli zatrudniasz pracowników, poinformuj ich wcześniej o przeprowadzce, aby mogli podzielić i zabezpieczyć swoje prywatne rzeczy. Warto poinformować pracowników o przeprowadzce dużo wcześniej, by mogli się oswoić z tą myślą. Zmiana miejsca pracy wiąże się często z koniecznością przeorganizowania dojazdów oraz grafików pracy, więc trzeba o tym poinformować tak wcześnie, jak się da.

Organizacja przeprowadzki biura

Najlepiej wyznaczyć w firmie osobę bądź grupę osób, które zajmą się przygotowaniem przeprowadzki. „Kierownik” przeprowadzki może zrobić spis wyposażenia biura i podjąć decyzję, które z rzeczy zostaną przewiezione do nowej siedziby. Firmy podczas zmiany lokalizacji często zmieniają też wystrój wnętrz, więc część rzeczy może być przeznaczona do utylizacji albo sprzedana.

Zwykle nie da się zorganizować przeprowadzki biura we własnym zakresie, o ile firma nie dysponuje pojazdami dostawczymi. Nawet część firm, które posiadają takie pojazdy, także nie decyduje się na samodzielną realizację przeprowadzki, bo jednak firmowy sprzęt jest dość drogi, a w niedoświadczonych rękach może dojść do jego uszkodzenia i firma nie otrzyma z tego tytułu odszkodowania. Zlecając przeprowadzkę profesjonalnemu przewoźnikowi, firma jest chroniona ubezpieczeniem tego przewoźnika. W przypadku zniszczenia lub ubytku przewożonego ładunku przysługuje odszkodowanie adekwatne do wysokości szkody. To zabezpieczenie sprawia, że większość firm woli wystawić zlecenie transportowe i znaleźć przewoźnika, który kompleksowo zajmie się przeprowadzką.

Kiedy transport jest już zorganizowany, przychodzi czas na zabezpieczenie i zapakowanie całego wyposażenia. Przydadzą się kartonowe pudełka o różnej wielkości, papiery pakowe, folia bąbelkowa, folia stretch i taśma klejąca.

1. W pierwszym kroku należy opróżnić wszystkie szafki i szuflady a dokumenty i wszystkie akcesoria biurowe pakować w kartony. Dokumentacja powinna być pod ścisłą ochroną, dlatego warto wyznaczyć jedną osobę, która zajmie się jej przypilnowaniem.

2. Meble można rozkręcić albo ofoliować w całości. Przed foliowaniem warto wyjąć szuflady albo okleić je taśmą. Na rogi mebli można założyć specjalne narożniki ze styropianu lub plastiku albo prowizoryczne zabezpieczenia z kawałków kartonu.

3. Szczególnie ostrożnie należy traktować komputery, monitory, drukarki i inny sprzęt elektroniczny. Każdy element powinien być owinięty kilkukrotnie folią bąbelkową, zaklejony taśmą i umieszczony w kartonowym pudełku.

4. Wszystkie kartony trzeba zaznaczyć, aby było wiadomo, co się w nich znajduje i w jakiej kolejności należy je załadować na samochód.

5. Wyposażenie najlepiej pakować rodzajami, czyli razem drobne akcesoria, osobno dekoracje, w innych pudełkach wyposażenie kuchni itd. Przedmioty z podobnej kategorii mają zwykle podobne cechy (szczególne materiał wykonania), więc łatwiej będzie je razem spakować.

6. Każdy pracownik powinien zająć się pakowaniem rzeczy ze swojego miejsca pracy. Osoba zarządzająca przeprowadzką może zadbać o zapakowanie rzeczy wspólnego użytku.

Zapewne ciekawi Cię, ile kosztuje przeprowadzka biura? Nie ma jednej określonej ceny, gdyż koszt przeprowadzki biura zawsze uzależniony jest od ilości rzeczy, ich wagi, wymiarów, a także długości planowanej trasy. Wycena tej usługi zawsze jest indywidualna, ale jeśli chcesz się dowiedzieć, ile zapłacisz za przeprowadzkę biura, warto sprawdzić podobne ogłoszenia.

Chcesz zaoszczędzić na przeprowadzce biura? Skorzystaj z oferty giełdy transportowej Furgonetka i wystaw swoje ogłoszenie na stronie https://gielda.furgonetka.pl/przeprowadzki. Znalezienie przewoźnika będzie bardzo proste, a usługa tania.

Źródło zdjęcia głównego: Depositphotos

Powiązane artykuły