Przewoźnik musi posiadać wiele różnych dokumentów, które zaświadczają o tym, że spełnia określone obowiązki. Dokumenty te związane są z działalnością firmy, potwierdzeniami uprawnień kierowców, których zatrudnia oraz towarami, które są transportowane. Ładunki zawsze muszą być dokładnie opisane, a dokumenty kompletne.

Część z niezbędnych dokumentów trzeba przechowywać w firmie, natomiast inne należy przekazać kierowcy. Brak nawet jednego z wymaganych dokumentów może się skończyć karą od ITD. Dlatego też każdy przewoźnik powinien dokładnie pilnować dokumentacji i na bieżąco ją uzupełniać w celu uniknięcia ewentualnych obciążeń finansowych.

Co powinien mieć przy sobie kierowca?

Każdy kierowca wykonujący transport w Polsce jest zobowiązany do posiadania kompletu dokumentów, które są potrzebne podczas kontroli drogowej. Dokumenty te dzielimy na 4 grupy:

  1. Zaświadczenia dotyczące kierowcy realizującego transport.
  2. Dokumenty, które potwierdzają uprawnienia przewoźnika do rynku transportowego.
  3. Dokumenty pojazdu.
  4. Dokumenty charakteryzujące przewożony ładunek.
Ad 1 Dokumenty dotyczące kierowcy

Dokumenty te potwierdzają uprawnienia kierowcy do wykonywania zawodu i kierowania pojazdem oraz dotyczą ewidencji jego czasu pracy. Do tych dokumentów zaliczamy:

  • prawo jazdy,
  • kartę kierowcy,
  • świadectwo kierowcy,
  • zaświadczenie o ukończeniu kwalifikacji oraz szkoleniu okresowym,
  • potwierdzenie posiadania ważnych badań psychologicznych i lekarskich,
  • zaświadczenie o działalności,
  • dane z tachografu lub wykresówki.

W przypadku kierowcy przewożącego materiały niebezpieczne konieczne jest także posiadanie właściwego certyfikatu, który pozwala kierowcy na transport materiałów niebezpiecznych.

Ad 2 Dokumenty, które potwierdzają dostęp do rynku przewozowego

Kierowca musi mieć ze sobą w kabinie:

  • licencję przedsiębiorstwa na transport drogowy rzeczy,
  • wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub wypis z licencji wspólnotowej.
Ad 3 Dokumenty związane z pojazdem

Kierowca powinien mieć przy sobie:

  • ubezpieczenie OC pojazdu,
  • dowód rejestracyjny,
  • upoważnienie do korzystania z samochodu,
  • świadectwo dopuszczenia pojazdu w momencie przewozu materiałów niebezpiecznych,
  • niekiedy też certyfikat EURO stanowiący załącznik do międzynarodowego zezwolenia,
  • w przypadku transportu żywych zwierząt świadectwo powiatowego lekarza weterynarii, który zatwierdza pojazd.
Ad 4 Dokumenty związane z ładunkiem

Dokumenty odnoszące się do ładunku są ostatnią grupą dokumentów, jakie musi mieć przy sobie kierowca. Najważniejszymi z tych dokumentów są list przewozowy oraz świadectwo pochodzenia towaru, które wydawane jest w kraju, z którego towar pochodzi. Dobrze też, by kierowca miał dodatkowe dokumenty, takie jak np. kwit wagowy, fakturę VAT i WZ.

Dokumenty odnoszące się do szczególnych przewozów

Kiedy weźmiemy pod uwagę szczególne przewozy, okaże się, że potrzebne są jeszcze inne dokumenty, takie jak:

  • świadectwo ATP (w momencie, kiedy kierowca transportuje żywność i towary, które szybko się psują),
  • świadectwo fitosanitarne,
  • świadectwo ADR oraz pisemne instrukcje postępowania (gdy przewożone są materiały niebezpieczne),
  • dokumenty niezbędne podczas transportu odpadów, z potwierdzeniem wpisu do rejestru marszałka województwa,
  • dokumenty niezbędne podczas przewozu zwierząt, w tym licencja kierowcy oraz dokumenty określające czas trwania transportu, właściciela oraz pochodzenie zwierząt,
  • zezwolenia na nienormatywny przejazd (wypis z zezwoleń w kat. I i oryginalne zezwolenia dla kategorii od II do VII).

Dokumenty niezbędne na trasach międzynarodowych

Kierowcy wykonujący transport poza granicami kraju są zobowiązani do posiadania kolejnych dokumentów. Wśród nich należy wymienić:

  • zezwolenie na transport międzynarodowy rzeczy,
  • licencję na międzynarodowy transport drogowy,
  • CMR,
  • karnety TIR i ATA,
  • świadectwo kierowcy (jeżeli nie jest obywatelem państwa należącego do UE),
  • zezwolenie EKMT,
  • zezwolenie na przewóz kabotażowy.

Dokumenty, które należy przechowywać w firmie transportowej

Ustawa o transporcie drogowym uprawnia inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego do prowadzenia rutynowych kontroli w firmach transportowych (co 5 lat). Podczas kontroli inspektorzy bacznie przyglądają się między innymi dokumentom pozwalającym na dostęp do rynku, wśród których należy wymienić:

  • certyfikat kompetencji zawodowych,
  • licencję i zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
  • ubezpieczenia OC pojazdów,
  • wykaz samochodów używanych w transporcie.

Każdy przewoźnik zobowiązany jest także do przechowywania wykresówek oraz cyfrowych danych przez okres 12 miesięcy. Dane cyfrowe należy zapisywać na nośnikach lub dyskach.

Podczas kontroli sprawdzane są także dokumenty związane z czasem pracy kierowców, w tym normami czasu prowadzenia pojazdów, odbieraniem odpoczynków oraz przerw i odpowiednim użytkowaniem urządzeń rejestrujących czas pracy. Ewidencja ta dotyczy zarówno kierowców, którzy zatrudnieni są na umowę o pracę, jak zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, a także samych przedsiębiorców, jeżeli wykonują transport. Ewidencję zatrudnionych kierowców przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać przez 3 lata, natomiast własną oraz pozostałych kierowców przez okres 2 lat.

Ewidencję czasu pracy można prowadzić na różne sposoby, poprzez:

  • wydruki z tachografu i karty kierowcy,
  • wykresówki,
  • pliki z cyfrowego tachografu i karty kierowcy,
  • inne dokumenty, które pozwalają potwierdzić czas pracy i rodzaj wykonywanych zadań.

Dokumenty związane z aktami pracowniczymi

Przedsiębiorstwo transportowe ma obowiązek przechowywania akt pracowniczych kierowców. Należą do nich następujące dokumenty:

  • umowy z kierowcami,
  • zaświadczenia o ukończeniu kwalifikacji oraz okresowych szkoleń,
  • wypisy ze świadectw,
  • warunki wynagrodzenia,
  • kopie orzeczeń psychologicznych i lekarskich,
  • zaświadczenia o braku zatrudnienia u innego pracodawcy,
  • kserokopie praw jazdy.

Dodatkowo przedsiębiorca musi przez 1 rok przechowywać protokoły oraz dokumenty z wynikami kontroli przeprowadzonych w siedzibie firmy i na drodze.

Mimo że ilość dokumentów, jakie musi przechowywać przedsiębiorca, jest ogromna, to niestety brak jakiegokolwiek może być przyczyną dotkliwej kary pieniężnej. Informacje o dokumentach, jakimi musi dysponować firma, określone są w ustawie o transporcie drogowym. W ustawie tej czytamy o zasadach podejmowania i wykonywania transportu oraz wymaganiach w stosunku do przewoźników i kierowców.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest wyposażenie kierowcy w zestaw niezbędnych dokumentów koniecznych podczas kontroli drogowej, a także staranne kompletowanie i przechowywanie pozostałej dokumentacji. Dokumenty posiadane przez kierowcę są niezbędne podczas kontroli drogowej, natomiast akta pracownicze oraz dokumenty potwierdzające dostęp do rynku stanowią podstawę pozytywnego wyniku kontroli przeprowadzonej przez Inspekcję Transportu Drogowego w firmie przewoźnika.

Należy zwracać baczną uwagę przede wszystkim na terminy szkoleń okresowych oraz badań lekarskich i psychologicznych, a także na terminy zakończenia ochrony ubezpieczeniowej wynikającej z polisy OC.

Źródło zdjęcia głównego: Depositphotos

Powiązane artykuły